Czy faktura pro forma jest zgodna z prawem?

Istnieje wiele różnego rodzaju typów faktur – są to używane w praktyce gospodarczej dokumenty, które potwierdzają zakup przeprowadzonej transakcji. Wystawia się faktury w formie papierowej, ale w ostatnich latach także w formie elektronicznej, tym bardziej przy tak częstych transakcjach przez sieć. Jednym z rodzajów faktur jest faktura pro forma. Wiele osób zastanawia się jednak, czy faktura pro forma jest zgodna z prawem – nie powoduje ona bowiem żadnych konsekwencji podatkowych. Czym więc tak właściwie jest faktura pro forma i jak wygląda jej charakterystyka? Dziś możemy powiedzieć, że jest to dokument jak najbardziej zgodny z prawem.

Rzeczywiście nie powoduje konsekwencji podatkowych, a to z jednego prostego powodu: nie jest ona dowodem zrealizowanej transakcji. Występuje bardziej jako dokument pomocniczy i nie stanowi podstawy do uiszczenie opłaty, ani też nie jest dokumentem księgowym. W czym przejawia się więc pomocniczy charakter takiej faktury? Otóż faktura pro forma wystawiana jest przede wszystkim w celu poinformowania klienta o cenie danego towaru bądź danej usługi. Wysyłana jest najczęściej jako element oferty i zawiera takie informacje jak koszty zawartej transakcji czy charakter normalnej faktury.

Co powinno znaleźć się w fakturze pro forma?

Jak się okazuje, faktura pro forma wygląda mniej więcej tak samo jak zwykła faktura i zawiera też podobne informacje takie jak między innymi tytuł, numer czy daty, przedmiot transakcji oraz koszty ogółem.

Trzeba jednak przy tym zdawać sobie sprawę, że wystawienie takiej faktury nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia normalnej faktury, oczywiście z zachowaniem odpowiednich terminów. Faktury muszą zostać także właściwie opisane, aby było wiadomo, że jedna jest pro forma, a druga jest właściwą fakturą VAT. Pojawiają się jednak wątpliwości co do tego, kto może taką fakturę wystawić. Nie jest to bowiem dokument księgowy, a co za tym idzie nie ma za bardzo przepisów, które regulowałyby chociażby to, kiedy może zostać wystawiona, a kiedy nie. Przyjęło się jednak, że wysyła się ja razem z ofertą, a więc już przy pierwszym kontakcie z kontrahentem.

Jest to z pewnością dobra praktyka, która pozwala na nawiązanie lepszych relacji biznesowych. Można też wystawić fakturę pro forma na kilka dni przed terminem wystawienia tradycyjnej faktury VAT, czym poinformujemy klienta o konieczności terminowej zapłaty za towar czy usługę.